POLÍTICA DE DENUNCIA DE IRREGULARIDADES DE COLEGIOS LAUDE SLU

Aplicación normativa de la denuncia de infracciones normativas y de lucha contra la corrupción

Si desea comunicar o denunciar una irregularidad o cualquier sospecha de infracción puede hacerlo entrando en el siguiente enlace.

BUZÓN DE DENUNCIA

En caso de querer leer toda nuestra política de denuncia de irregularidades, la misma se encuentra a continuación.

Previo.- Justificación:

Como organización, estamos comprometidos con los más altos estándares de honestidad, integridad, transparencia y honradez. Por ello, tratamos de llevar a cabo nuestros asuntos de manera responsable y en línea con nuestros principios y valores.

Una cultura abierta y de responsabilidad es esencial para proteger a nuestra organización cuando bien, surgen incidentes puntuales, o bien, se albergan sin saber conductas ilegales o poco éticas.

Así mismo, para nuestra institución es importante cumplir con la normativa aplicable en materia de denuncia de estas posibles irregularidades. Es por ello por lo que es importante para nuestra empresa la implantación de un sistema claro para la denuncia de irregularidades, abierto a todas las personas físicas y jurídicas que tienen contacto con nuestra empresa. Es así como siguiendo la normativa aplicable y contenida en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, y manteniendo nuestros más altos estándares, desarrollamos nuestra política de denuncia de irregularidades.

1. Introducción

Colegios Laude SLU, (bajo la entidad matriz International Schools Partnership) se comprometen a ofrecer un servicio educativo de alta calidad a los alumnos y esperan un alto nivel de calidad de su personal y sus subcontratados. Para mantener estos altos niveles es de vital importancia una cultura de apertura y responsabilidad. La denuncia de irregularidades (Whistleblowing) es la revelación de información relacionada con la sospecha de una mala conducta (generalmente un incumplimiento de un requisito legal, estatutario o reglamentario, o bien, un comportamiento poco ético o inmoral). Los objetivos de esta política son tres:

• Animar a los compañeros y todos los que trabajan con nosotros a denunciar las sospechas de irregularidades lo antes posible.
• Al fortalecimiento de la cultura de la información, de las infraestructuras de integridad de las organizaciones y el fomento de la cultura de la información o comunicación como mecanismo para prevenir y detectar amenazas al interés público.
• La protección adecuada del informante, para que este pueda plantear sus preocupaciones genuinas sin temor a represalias, incluso si resultan ser erróneas.

2. Canal de Denuncias y su Alcance

¿Quiénes pueden denunciar posibles irregularidades?

• Las personas que tengan la condición de empleados o trabajadores por cuenta ajena;
• Los accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos;
• Los autónomos o administradores de las empresas subcontratistas que trabajen con la empresa;
• Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores;
• Los informantes que comuniquen o revelen públicamente información sobre infracciones obtenida en el marco de una relación laboral o estatutaria ya finalizada, voluntarios, becarios, trabajadores en periodos de formación con independencia de que perciban o no una remuneración, así como a aquellos cuya relación laboral todavía no haya comenzado;
• Los representantes legales de las personas trabajadoras en el ejercicio de sus funciones de asesoramiento y apoyo al informante
• Personas físicas que, en el marco de la organización en la que preste servicios el informante, asistan al mismo en el proceso,
• Personas físicas que estén relacionadas con el informante y que puedan sufrir represalias, como compañeros de trabajo o familiares del informante, y
• Personas jurídicas o físicas, con las que mantenga cualquier otro tipo de relación en un contexto laboral o en las que ostente una participación significativa. Esto incluye a trabajadores y miembros del equipo directivo de International School Partnership como ente con participación significativa sobre Colegios Laude SLU.

¿Qué irregularidades se pueden denunciar?

• Cualesquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea.
• Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. En todo caso, se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.
• Infracciones del Derecho laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo

3. ¿Qué es la denuncia de irregularidades?

En términos prácticos, la denuncia de irregularidades o whistleblowing se produce cuando se plantea una preocupación sobre un peligro o una ilegalidad que afecta a otros. La persona que realiza la denuncia, no necesariamente se verá afectada directamente por el peligro o la ilegalidad. Por lo tanto, no tendría un interés personal en el resultado de cualquier investigación sobre sus preocupaciones.

Este proceso es diferente de una queja, reclamación o denuncia personal. Si presenta una queja, reclamación o denuncia personal, está diciendo que ha sufrido una vejación o mal trato personal. Este mal trato puede suponer una violación de sus derechos laborales individuales o, incluso, un acoso, por lo que dispone del derecho para buscar una reparación de daños personal.

4. Sistema Interno de Información

Como empresa obligada por la normativa aplicable Colegios Laude SLU ha instaurado un Sistema Interno de Información.

Propósitos del Sistema Interno de Información:

1. Permitir a todas las personas mencionadas en el apartado 2 comunicar cualquier infracción de las previstas en el mismo apartado.
2. Gestionar de manera segura todas las posibles denuncias, garantizando la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación.

Para ello en el desarrollo del Sistema Interno de Información, un responsable del tratamiento de datos personales de conformidad con lo dispuesto en la normativa de protección de datos será asignado en cada uno de nuestros colegios, a fin de cumplir con todos nuestros deberes.

El tratamiento se regirá por el acto o contrato al que se refiere el artículo 28.3 del Reglamento (UE) 2016/679, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016.

3. Permitir la presentación de comunicaciones de manera fácil y accesible a todos.
4. Garantizar que las comunicaciones presentadas puedan tratarse de manera efectiva dentro de la correspondiente entidad u organismo con el objetivo de que el primero en conocer la posible irregularidad sea la propia entidad u organismo.
5. Gestionar de manera correcta las informaciones recibidas.
6. Canal Interno de Información

Puedes acceder a nuestro Canal Interno de Información en el siguiente enlace:

https://forms.gle/qUXvwpiCnLVSGKSj6

El formulario al que será derivado le permitirá comunicar de manera escrita cualquier sospecha de infracción de las contenidas en el apartado 2 del presente documento. Así mismo en caso de querer una reunión personal con el encargado del tratamiento puede solicitarla mediante el mismo formulario.

En caso de querer comunicar sus sospechas de manera verbal, podrá realizarlo adjuntando un mensaje de voz, mediante el campo habilitado para ello en nuestra página web y que se ha referenciado anteriormente. Su mensaje será almacenado de manera segura en nuestro sistema.

En caso de querer comunicar una irregularidad de manera verbal a una persona dentro del mismo colegio, puede hacerlo hablando con el Director del centro. Este posteriormente comunicará la incidencia al Regional HR Director o Deputy Regional Managing Director, a fin de continuar con el proceso de seguimiento e investigación de la denuncia.

Si un compañero necesita asesoramiento antes de plantear una denuncia, puede ponerse en contacto con el departamento de cumplimiento (compliance.iberia@ispschools.es).

Usted podrá decidir si realizar su comunicación de manera anónima o podrá identificarse. En caso de identificarse y querer recibir información sobre el seguimiento de su denuncia, deberá proporcionar su correo electrónico o domicilio. En este caso de le enviará en el plazo de siete días naturales acuse de recibo de la comunicación, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.

Así mismo se informa que en caso de identificarse, la empresa se guarda el derecho a solicitarle información adicional durante la investigación de los hechos.

5.1 Para su admisión y adecuada tramitación, las comunicaciones o denuncias deberán contener como mínimo los siguientes datos, sin los cuales no podrá llevarse a cabo el inicio de la investigación, quedando supeditado a la subsanación de errores, para los cuales el denunciante será requerido:

• Colegio donde se detectó la irregularidad
• Exposición sucinta de los hechos o argumentos que sustenten la comunicación/denuncia.
• Persona o colectividad contra la que se dirige la denuncia

Las comunicaciones realizadas generarán un expediente que se registrará e identificará por una referencia, garantizándose el cumplimiento de lo previsto en la normativa de protección de datos. Así mismo, una vez abierto el expediente deberá ser archivado tanto en soporte físico como en soporte digitalizado, de forma que sea imposible su pérdida o borrado de los datos.

Todas las personas que intervengan en los posibles procesos de averiguación tienen la obligación de mantener la debida confidencialidad y mantener en secreto los datos e informaciones a que hayan tenido acceso, pudiendo en caso contrario ser sancionados.

6. La Comunicación

El denunciante, es un testigo de los hechos, no el investigador. No es necesario que espere a tener pruebas contundentes de una mala práctica antes de plantear su preocupación, pero debe tener motivos razonables para su sospecha.

Al notificar un problema, debe proporcionar tanta información y detalles como sea posible. En particular, debe proporcionar los nombres completos de las personas implicadas o que conocen lo que está ocurriendo, incluyendo los nombres de los implicados, las fechas de los hechos y cualquier documentación relevante. Esto ayudará al investigador a centrarse rápidamente en las cuestiones principales.

7. Investigación

Todas las inquietudes planteadas en el marco de este procedimiento y mediante cualquiera de nuestros canales de comunicación ya sea escritos o verbales se tratarán con seriedad y se decidirá si procede o no una investigación.

La respuesta de las actuaciones de investigación se dará siempre en un plazo máximo de tres meses desde la recepción de la comunicación. Así mismo, toda actuación se llevará con la discreción y confidencialidad requerida, manteniendo siempre el respeto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.

Dependiendo de la naturaleza del asunto, se podrá remitir al auditor externo o a la policía.

La investigación de las acusaciones podrá conllevar la entrevista a otros miembros del personal, y la comunidad educativa. Así mismo se establece el derecho de la persona afectada a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen, y a ser oída en cualquier momento. Dicha comunicación tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación.

Una vez concluida la investigación, se tomarán las acciones correspondientes, ya sea dentro de la organización y siguiendo los protocolos sancionadores internos, o ya sea comunicando la situación a las autoridades competentes.

Todas las actuaciones quedan registradas en el Libro-Registro que se ha creado de manera específica para guardar de manera confidencial las informaciones recibidas y las investigaciones internas a que hayan dado lugar.

8. Asesoramiento y apoyo

ISP Iberia y los colegios reconocen que el personal puede desear buscar asesoramiento y/o apoyo de su asociación profesional o sindicato, cuando éste exista, antes de plantear sus preocupaciones, y el colegio le apoyará en ello.

Los denunciantes que consideren que han sido víctimas de una denuncia deben presentar una queja formal a su empleador inmediatamente, dando detalles de la forma en que creen que han sido objeto de perjuicio y sus razones para pensar que el perjuicio podría estar relacionado con su revelación. Cada escuela tendrá su propio sistema de apoyo, como, por ejemplo, el departamento de RRHH.

Es responsabilidad de su empleador asegurarse de que usted no se convierta en víctima como resultado de la denuncia de irregularidades.

9. Confidencialidad

ISP Iberia y los colegios son conscientes que usted puede ser reacio a presentar información sobre la conducta incorrecta de un colega o gerente, o incluso a no presentarla absoluto. Por ello, se reconoce el derecho a que los denunciantes puedan plantear sus preocupaciones de forma confidencial. Si usted (el denunciante) solicita que el asunto sea confidencial, su identidad no será revelada sin haberlo discutido antes con usted.

Es importante resaltar que la confidencialidad del procedimiento no implica necesariamente el anonimato. De acuerdo con lo establecido por la Agencia Española de Protección de Datos, que en numerosas ocasiones se ha pronunciado objetando el anonimato en las denuncias, puesto que el anonimato choca directamente con lo expuesto por ella en la “Guía de la protección de datos respecto de las relaciones laborales” (AEPD, 2009).

10. Denuncias anónimas

Se reconoce que el propósito de una política de denuncia de irregularidades es permitir a las personas hacer una denuncia con la protección necesaria contra cualquier represalia o victimización por las revelaciones hechas honestamente y de buena fe. A algunas personas les puede resultar muy difícil dar un paso al frente para realizar una denuncia e incluso el hecho de tener que identificarse puede hacer que la acción de denunciar sea aún más desalentadora. Le animamos a que dé su nombre cuando plantee sus preocupaciones. Una preocupación expresada de manera anónima tiene mucho menos poder, a menudo es más difícil de investigar y podría carecer de credibilidad. La decisión de investigar o no una denuncia anónima será tomada por el director del centro, la dirección de recurso humanos y/o el gerente regional. A la hora de tomar esta decisión, tendrán en cuenta la gravedad de las cuestiones planteadas, la credibilidad de lo que se dice y la probabilidad de confirmar la acusación a partir de otras fuentes.

11. Protección del denunciante

Las personas que comuniquen o revelen infracciones previstas en el apartado 2 tendrán derecho a protección siempre que concurran las circunstancias siguientes:

1. a) Tengan motivos razonables para pensar que la información referida es veraz en el momento de la comunicación o revelación, aun cuando no aporten pruebas concluyentes, y que la citada información entra dentro del ámbito de aplicación de la presente.
2. b) La comunicación o revelación se haya realizado conforme a los requerimientos previstos en el presente documento.

En algunos casos, la investigación puede desembocar en un procedimiento penal o disciplinario. Si esto ocurre, se le puede invitar a hacer una declaración escrita o a prestar declaración en una audiencia. El director del colegio, y cuando la denuncia sea a nivel central o caso de conflicto de intereses con el director del colegio, será el Regional HR Director o Deputy Regional Managing Director le apoyará en este proceso y se asegurará de que tenga claro lo que va a ocurrir. Si el asunto involucra a estas figuras, el equipo de cumplimiento le apoyarán y protegerán en este procedimiento.

Se prohíben expresamente los actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia contra las personas que presenten una comunicación conforme a lo previsto en la presente.

12. Supuestos de exención y atenuación de la sanción

Cuando una persona que hubiera participado en la comisión de la infracción administrativa sea la que informe de su existencia mediante la presentación de la información y siempre que la misma hubiera sido presentada con anterioridad a que hubiera sido notificada la incoación del procedimiento de investigación o sancionador, el órgano competente para resolver el procedimiento, mediante resolución motivada, podrá eximirle del cumplimiento de la sanción administrativa que le correspondiera siempre que resulten acreditados en el expediente los siguientes extremos:

• Haber cesado en la comisión de la infracción en el momento de presentación de la comunicación o revelación e identificado, en su caso, al resto de las personas que hayan participado o favorecido aquella.
• Haber cooperado plena, continua y diligentemente a lo largo de todo el procedimiento de investigación.
• Haber facilitado información veraz y relevante, medios de prueba o datos significativos para la acreditación de los hechos investigados, sin que haya procedido a la destrucción de estos o a su ocultación, ni haya revelado a terceros, directa o indirectamente su contenido.
• Haber procedido a la reparación del daño causado que le sea imputable.

Cuando estos requisitos no se cumplan en su totalidad, incluida la reparación parcial del daño, quedará a criterio de la autoridad competente, la posibilidad de atenuar la sanción que habría correspondido a la infracción cometida,

También se podrán atenuar las sanciones en función del grado de colaboración activa en el esclarecimiento de los hechos, identificación de otros participantes y reparación o minoración del daño causado, apreciado por el órgano encargado de la resolución.

13. Acusaciones que no son de interés público

El colegio no tolerará el abuso de esta política. Las preocupaciones que se planteen de forma frívola o maliciosa, o cuando se sepa que son falsas, pueden dar lugar a medidas disciplinarias o, en el caso del personal contratado a través de una agencia, a la rescisión del contrato con la misma. En el caso de los contratistas, el asunto se comunicará al responsable del contrato correspondiente para que pueda tomarse una decisión sobre las medidas adecuadas.

14. Revisiones y funcionamiento de esta política

ISP regional, en colaboración con el colegio, tiene la responsabilidad general del funcionamiento de esta política.

Así mismo se recibirá apoyo por la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., cuando se trate de infracciones cometidas en el ámbito del sector privado, y, en su caso, por los órganos competentes de las comunidades autónomas, cuando el incumplimiento comunicado se circunscriba al ámbito territorial de la correspondiente comunidad autónoma.